يبدأ صباحكم بالمحادثات، لا بالبريد الصوتي.
تردّ سارة على WhatsApp و Telegram والمكالمات والدردشة بينما الاستقبال مغلق. ويصل فريقكم إلى محادثة واحدة لكل ضيف، وحجوزات مؤكّدة مكتوبة في نظام PMS لديكم إن كان مربوطاً، والمحادثات التي تحتاج إلى شخص فقط.
من يتسلّم المحادثة التي تحيلها سارة؟
فريقكم، والمحادثة كاملة أمامه، فلا يضطر الضيف إلى البدء من جديد.
- حين يطلب الضيف شخصاً، أو يعترض على مبلغ، أو يُلحّ ثلاث مرات على الأمر نفسه، أو يسأل عمّا لا تجيب عنه قاعدة المعرفة لديكم.
- تحت «محادثات في الانتظار» في الصفحة الرئيسية للوحة التحكم، وأقدمها مذكورة أولاً.
- تكتب سارة ملاحظاتها لفريقكم باللغة التي حدّدتموها له: الإنجليزية أو الفرنسية أو العربية.
ما ينتظر الاستقبال في الصباح.
الحجوزات التي تنتظر الاعتماد وإثباتات الدفع التي تحتاج إلى تحقق، في قائمة واحدة، ما لم يكن مدير المناوبة قد ردّ عليها من Telegram.
طلبات التنظيف والصيانة وخدمة الغرف والنقل التي رُفعت في المحادثة، على لوحة واحدة، ويُعلَّم فيها الطلب الذي تجاوز موعده بعبارة «بحاجة إلى متابعة».
مع ساعة الوصول التي أدخلها الضيف في بوابته مسبقاً، فلا تكتشفونها عند تسجيل الوصول.
وصول أبكر أو مغادرة متأخرة أو تواريخ جديدة، يطلبها الضيف من بوابته ويؤكّدها فريقكم.
يرافق سجلّ الضيف من قناة إلى أخرى.
بعد التعرّف على الضيف، تصبح رسالة WhatsApp اليوم ومكالمة الغد سجلاً واحداً، لا تذكرتين منفصلتين.
- يصل WhatsApp و Telegram والمكالمات والدردشة إلى المحادثة نفسها، ونصّ كل مكالمة إلى جانب الرسائل.
- التفضيلات والغرف التي نزل فيها الضيف من قبل محفوظة في ملفه، فلا يبحث عنها أحد عند منتصف الليل.
- كل تعديل يجريه فريقكم يُكتب في سجل النشاط، مع اسم الشخص والدقيقة.
أسئلة تطرحها علينا فرق الاستقبال.
هل تخصّص سارة الغرف؟
لا. حين يكون نظام PMS لديكم مربوطاً، يبقى تخصيص الغرف فيه ويُكتب الحجز فيه بنوع الغرفة. ومن دون نظام PMS، يخصّص فريقكم الغرف في Wizorks، ولا تفعل سارة ذلك أبداً.
هل يمكن أن ينتظر الحجز اعتمادنا؟
نعم. اعتماد فريقكم إحدى ثلاث طرق للتأكيد، ويصل الطلب إلى Telegram مع زرّي «تأكيد» و«رفض».
ماذا يحدث لطلب ضيف لم يردّ عليه أحد؟
إذا كان للطلب موعد ومضى، يُعلَّم بعبارة «بحاجة إلى متابعة» على لوحة «خدمات الضيوف»، حيث يراه أحد المديرين.
بأي اللغات يستطيع فريقنا العمل؟
بالإنجليزية أو الفرنسية أو العربية، لكل شخص لغته: لوحة التحكم كلها، من اليمين إلى اليسار بالعربية.
شاهدوها تردّ على استفسار حقيقي وارد إلى منشأتكم.
ثلاثون دقيقة على مكالمة، وقنواتكم وأسعاركم أنتم على الشاشة، وبلا عقد في نهايتها.
- PMS مُفعّلان + Mews قيد الاعتماد
- 2
- قنوات مُفعّلة
- 4
- أيام حتى التشغيل
- 2