Votre matinée commence par les conversations, pas par la messagerie vocale.
Sarah répond sur WhatsApp, Telegram, au téléphone et dans le chat pendant que la réception est fermée. Votre équipe arrive devant une conversation par client, des réservations confirmées déjà inscrites dans votre PMS s’il est connecté, et seulement les fils qui demandent une personne.
Qui reprend la conversation que Sarah transmet ?
Votre équipe, avec toute la conversation sous les yeux : le client n’a pas à tout recommencer.
- Un client demande une personne, conteste un montant ou insiste trois fois sur le même point, ou pose une question à laquelle votre base de connaissances ne répond pas.
- Sous « Conversations en attente », sur la page d’accueil du tableau de bord, la plus ancienne nommée en premier.
- Sarah écrit ses notes à votre équipe dans la langue que vous avez choisie : anglais, français ou arabe.
Ce qui attend la réception le matin.
Les réservations à valider et les preuves de paiement à vérifier, dans une seule liste, sauf si votre manager de garde y a déjà répondu depuis Telegram.
Les demandes de ménage, de maintenance, de room service et de transport faites dans la conversation, sur un seul tableau ; une demande qui a dépassé son échéance y est signalée « À traiter en priorité ».
Avec l’heure d’arrivée que le client a déjà indiquée dans son portail : le check-in n’est plus le moment où vous la découvrez.
Une arrivée plus tôt, un départ plus tard ou de nouvelles dates, demandés depuis le portail client et confirmés par votre équipe.
L’historique du client le suit d’un canal à l’autre.
Une fois le client identifié, un WhatsApp aujourd’hui et un appel demain forment un seul historique, pas deux tickets.
- WhatsApp, Telegram, appels et chat arrivent dans la même conversation, avec la transcription de chaque appel à côté des messages.
- Les préférences et les chambres déjà occupées par le client, gardées sur sa fiche : personne ne les cherche à minuit.
- Chaque modification faite par votre équipe est inscrite au journal d’activité, avec la personne et la minute.
Les questions des équipes de réception.
Sarah attribue-t-elle les chambres ?
Non. Quand votre PMS est connecté, l’attribution des chambres reste dans le PMS, et la réservation y est inscrite avec son type de chambre. Sans PMS, votre équipe attribue les chambres dans Wizorks ; Sarah ne le fait jamais.
Une réservation peut-elle attendre notre validation ?
Oui. La validation par votre équipe est l’une des trois façons de confirmer, et la demande arrive sur Telegram avec les boutons Confirmer et Refuser.
Que devient une demande client restée sans réponse ?
Quand une demande a une échéance et qu’elle est dépassée, elle est signalée « À traiter en priorité » sur le tableau des services aux clients, où un manager la voit.
Dans quelles langues notre équipe peut-elle travailler ?
Anglais, français ou arabe, personne par personne : tout le tableau de bord, de droite à gauche en arabe.
Regardez-la répondre à une vraie demande adressée à votre établissement.
Trente minutes au téléphone, avec vos propres canaux et vos propres tarifs à l’écran, et aucun contrat au bout.
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