La nuit passée, en clair avant la réunion du matin.
Sarah répond à vos clients une fois la réception fermée. Le matin, le tableau de bord montre ce qui est arrivé, ce qui a été réservé, ce qui attend votre équipe, et les demandes perdues, classées selon l’étape où elles se sont arrêtées.
Que doit savoir un directeur avant 9 h ?
Trois choses, et aucune ne devrait demander un coup de téléphone.
- Les conversations en attente de votre équipe, les demandes de service ouvertes et les paiements en attente, réunis sous « À traiter » sur la page d’accueil du tableau de bord.
- Les arrivées et départs du jour, les séjours de la nuit, et, avec votre PMS connecté, chaque réservation confirmée déjà inscrite dedans.
- Les demandes restées sans réservation, classées dans Analyses › Opportunités perdues selon l’étape où elles se sont arrêtées : « Sans réponse », « Réponse tardive », « Suivi manquant » ou « Perdue après une offre ». Celles qui ne sont pas encore classées sont comptées à part.
Ce que montre le tableau de bord d’une nuit réussie.
Dans la langue du client, à partir de vos chambres, de vos tarifs et de vos règles ; et elle passe la conversation à votre équipe quand un client demande une personne ou conteste un montant.
Une réservation à valider arrive sous forme de message avec deux boutons, Confirmer et Refuser : personne n’ouvre d’ordinateur à minuit.
Avec le lien PMS, Cloudbeds ou Apaleo la reçoit à la confirmation, et Mews aussi dès que Mews aura certifié l’intégration : personne ne la ressaisit le matin.
Analyses › Performance affiche le temps de première réponse face à l’objectif fixé, en séparant les réponses de l’IA de celles de votre équipe.
Les règles de votre équipe, c’est vous qui les fixez.
Qui confirme une réservation, ce qui compte comme une réponse tardive, ce que chacun peut voir : des réglages, pas un projet.
- Sarah les confirme elle-même, votre équipe valide chacune, ou le client envoie une preuve que votre équipe vérifie.
- Votre délai visé pour la première réponse et votre limite de retard, par hôtel et par canal, dans Paramètres › Objectifs et délais de réponse.
- Trois rôles sont prévus, et vous pouvez écrire les vôtres, domaine par domaine : qui peut consulter, créer, modifier ou supprimer.
Les questions des directeurs d’hôtel.
Est-ce que je reçois un rapport par e-mail chaque matin ?
Pas aujourd’hui. Vous ouvrez le tableau de bord : sa page d’accueil montre ce qui est à traiter et votre établissement du jour, et Analyses donne le détail. Les rapports s’exportent en CSV ou en PDF quand vous en avez besoin.
Le client sait-il que Sarah est une IA ?
Oui. Le canal le dit : votre profil WhatsApp Business, l’en-tête du chat qui la présente comme concierge IA, la première phrase d’un appel. Si un client le demande, elle ne le nie jamais.
Que se passe-t-il quand Sarah ne connaît pas la réponse ?
Elle ne répond qu’à partir de ce que votre équipe a mis dans votre base de connaissances et, avec le lien PMS, de votre PMS. Quand la réponse n’y est pas, elle passe la conversation à votre équipe plutôt que de deviner.
Combien de temps faut-il pour démarrer ?
Deux jours entre l’accès à vos canaux et le premier client servi. La vérification d’un nouveau numéro WhatsApp par Meta peut ajouter quelques jours : nous la lançons le jour de la signature.
Regardez-la répondre à une vraie demande adressée à votre établissement.
Trente minutes au téléphone, avec vos propres canaux et vos propres tarifs à l’écran, et aucun contrat au bout.
- PMS en production + Mews en certification
- 2
- Canaux en production
- 4
- Jours pour être en ligne
- 2